結婚式のアイテムを運ぶって、大変ですよね！
たとえば、エレベーターのない会場にウェルカムボードを抱えて運ぶのは気が重いし、たくさんのプチギフトを抱えて階段を上るなんて想像しただけでヘトヘト…。
私も10年前の結婚式で、この搬入の大変さを実感したひとりなんです。
同じように悩むあなたのために、今回は式場への荷物の送り方についてていねいに解説していきますね。
まずは大切な結論から！ 結婚式場に荷物を事前に送ることは可能です。ただし以下の点に気をつける必要があります。
- 搬入可能な時期は会場によって違うので必ず事前に確認すること
- 自分で持ち込む方法と宅配便で送る方法があること
- リストを作成して持ち込み品の管理をすること
- 装飾の指示書を作ることでイメージ通りの仕上がりに
順番に詳しく説明していきますね。
経験者の私が、みなさんの不安を解消できるようにアドバイスします！
結婚式場に荷物を事前に送っておくことは可能なの？
「結婚式で使う荷物って、いったいいつから送れるの？」というのは、みなさんの素朴な疑問だと思います。
結論から言うと、多くの式場では式の2週間前から前日までの間に搬入することができます。
とはいえ、アイテムによって搬入のタイミングは異なります。
以下、順番にご紹介していきましょう。
ムービー演出は2週間前までに！
プロフィールムービーやエンドロールは、式の2週間前までには完成させておくことをおすすめします。
理由は2つあります。
- 動作確認に時間がかかること
- 万が一の不具合に対応する余裕が必要なこと
私の場合は1週間前に持ち込んでしまい、画面サイズが会場のスクリーンに合っていなくて大慌て！
早めの確認が大切だと痛感しました。
装飾品は2日前～前日がベスト
ウェルカムスペースの装飾品やテーブルの飾りものは、式の2日前から前日に搬入するのがおすすめです。
たとえば、以下のようなものがこれにあたります。
- ウェルカムボード
- フォトフレーム
- キャンドル
- テーブル装飾
装飾品は意外とかさばるもの。
私の時は「これくらいなら…」と思って当日持ち込もうとしましたが、車に積みきれなくて大慌てでした。
引出物は3日前までに
引出物やペーパーアイテムは、おおよそ式の3～5日前までに搬入することが多いです。
理由は簡単！ スタッフがテーブルセッティングの際に配置する必要があるからです。
ちなみに、招待状は式場への搬入は必要ありません。ご自身で投函するだけでOKです。
結婚式場に新郎新婦が事前に荷物を送るメリットとデメリット
では、荷物を事前に送ることのメリットとデメリットを、具体的に見ていきましょう。
メリットその1：当日の負担が軽減される
何と言っても、当日の荷物の持ち運びから解放されることが最大のメリット！
結婚式当日は、こんなことで疲れたくないですよね。
- 重たい荷物を抱えての移動
- 階段の上り下り
- 駐車場からの往復
メリットその2：複数回の持ち込みが不要に
事前に送っておけば、「あれ、これを持ってくるの忘れた！」なんて慌てることもありません。
私の友人は、当日に3往復も式場と自宅を行き来することになってしまい、とても大変そうでした。
メリットその3：遠方からの移動が楽に
特に遠方で挙げる結婚式の場合は、荷物を事前に送っておくことで身軽に移動できます。
新幹線や飛行機での移動時に、大きな荷物を持ち運ぶ必要がなくなりますからね。
デメリットその1：送料がかかる
宅配便を利用する場合は、もちろん送料がかかります。
特に、割れ物や大型の荷物は送料が高くなる傾向に。
私の友人は等身大パネルを送るのに、予想以上の送料がかかってびっくりしていました。
デメリットその2：荷物の破損リスクがある
輸送中の事故で荷物が破損してしまうリスクは避けられません。
特に手作りアイテムは、梱包には細心の注意が必要です。
結婚式場に新郎新婦が事前に荷物を送る場合の注意点
結婚式場に事前に荷物を送る場合は、以下の点に注意が必要です。
宛名の書き方
荷物の宛名は、以下の情報を必ず記載しましょう。
- 挙式日と時間
- 両家の名前
- 担当プランナーの名前
- 箱の中身の内容
私の場合は付箋を貼っていたのですが、輸送中に剥がれてしまい大変でした。
ガムテープで補強するなど、しっかりと固定することをおすすめします。
到着確認は必須
荷物を送ったら、必ず到着確認をしましょう。
確認のポイントは以下の3つです。
- 破損がないかどうか
- 個数が合っているか
- 送り間違いがないか
持ち込みリストの作成
持ち込む荷物のリストを作成して、プランナーと共有しておくことをおすすめします。
私の場合は、以下のような項目でリストを作りました。
| アイテム名 | 個数 | 使用場所 | 返却の要否 |
|---|---|---|---|
| ウェルカムボード | 1個 | エントランス | 要返却 |
| プチギフト | 50個 | テーブル | 不要 |
経験者だからこそ伝えたい！結婚式場への搬入時の独自アドバイス
ここからは、私が実際に経験して得た独自のアドバイスをお伝えします。
梱包材は多めに用意を
梱包材は思った以上に必要になります。
たとえば以下のものは、必ず用意しておきたいですね。
- プチプチ（緩衝材）
- 段ボール（予備も含めて）
- ガムテープ（複数個）
- 油性ペン（太/細）
私は梱包材が足りなくなって、夜中にコンビニに買いに行った苦い経験があります…。
スマホで写真を撮っておく
送る前に、アイテムの写真を撮っておくことをおすすめします。
万が一の破損時の証拠になるだけでなく、装飾の指示書を作る際の参考にもなりますよ。
よくある質問
ここでは、みなさんからよく寄せられる質問にお答えします。
Q.搬入可能な期間を過ぎてしまった場合はどうすればいい？
まずはプランナーに相談しましょう。
式場によっては柔軟に対応してくれることもあります。
ただし、当日の搬入は極力避けたほうが無難です。
Q.郵送と持ち込み、どちらがおすすめ？
これは荷物の量や種類によって変わってきます。
たとえば、以下のような場合は郵送がおすすめです。
- 遠方での結婚式
- 重たい荷物が多い
- 手作りアイテムが少ない
一方で、以下の場合は持ち込みがおすすめです。
- 繊細な手作りアイテムが多い
- 会場が近い
- 荷物が少ない
まとめ：結婚式場への荷物の搬入は計画的に！
今回は結婚式場への荷物の搬入について、詳しくご説明しました。
ポイントをまとめると、以下の通りです。
- 搬入時期はアイテムによって異なる
- 事前送付のメリットは当日の負担軽減
- デメリットは送料と破損のリスク
- 持ち込みリストと指示書の作成が重要
- 梱包材は多めに用意しておく
- 到着確認は必ず行う
結婚式場に荷物を送る際は、この記事を参考に計画的に進めていってくださいね。
きっと、当日はスムーズに進行できるはずです！
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